การจัดประชุมคอนโด ไม่ว่าจะเป็นประชุมใหญ่สามัญประจำปี หรือการจัดประชุมอื่นๆ หนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อยที่สุดคือ “องค์ประชุมไม่ครบ” หรือกล่าวง่ายๆ คือ ลูกบ้านไม่เข้าร่วมประชุม ส่งผลให้ประชุมล่มโดยอัตโนมัติ โดยผลที่จะตามมาหลังจากการจัดประชุมที่ล่มไป ไม่เพียงแต่แค่เสียเวลาในการจัดประชุมใหม่เท่านั้น แต่ยังสิ้นเปลืองทรัพยากร และยังเสียเวลาในการหารือเรื่องเร่งด่วนหรือวาระสำคัญเกี่ยวกับคอนโดและผู้อยู่อาศัย อีกด้วย เช่น การเรียกเก็บค่าส่วนกลางเพิ่มเติมจากปีที่ผ่านมา เป็นต้น
การที่ลูกบ้านไม่เข้าร่วมประชุม ไม่สนใจหรือไม่เห็นความสำคัญของการประชุม จนจำนวนผู้เข้าร่วมไม่ครบองค์ประชุม ผลที่ตามมาคือทำให้ไม่สามารถตัดสินใจเรื่องสำคัญได้ จนท้ายที่สุดแล้วจะได้รับผลกระทบเป็นวงกว้าง ไม่ใช่แค่ตัวลูกบ้านเอง แต่รวมไปถึงเจ้าหน้าที่ที่คอยบริหารโครงการ อย่างนิติบุคคล หรือกรรมการคอนโดด้วย
นอกจากปัญหาลูกบ้านไม่เข้าร่วมประชุมแล้ว เราควรมองถึงต้นเหตุที่แท้จริง ที่อาจเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ทำให้ลูกบ้านไม่เข้าร่วมประชุม เช่น อาจจะมีการประสานงานที่ไม่ทั่วถึง ไม่ได้รับคำเชิญ จดหมายเชิญตกหล่น การใช้ โปรแกรมประชุมใหญ่สามัญประจำปี (i-Vote) จะสามารถช่วยให้นิติบุคคลและลูกบ้าน สามารถประสานงานกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถส่งจดหมายเชิญผ่านอีเมล E-mail ได้ ช่วยแจ้งเตือนก่อนวันจัดประชุม
การเลือกวันและเวลาในการจัดประชุมไม่เหมาะสม เช่น ช่วงวันทำงานหรือตรงกับเวลาส่วนตัวของลูกบ้าน ก็เป็นอีกสาเหตุสำคัญที่เป็นปัญหาที่พบบ่อยของการจัดประชุมคอนโดเช่นกัน เพราะส่งผลให้ลูกบ้านไม่เข้าร่วมประชุม เพราะติดภารกิจหรือเหตุผลส่วนตัว ความเสี่ยงที่จะทำให้ประชุมล่มเพราะองค์ประชุมไม่ครบก็จะมากยิ่งขึ้น ดังนั้น โปรแกรมประชุมใหญ่สามัญประจำปี (i-Vote) จะสามารถช่วยให้นิติบุคคลและลูกบ้าน สามารถจัดสรรเวลากันได้อย่างลงตัว เพราะมีการรองรับการประชุมในระบบออนไลน์ (Online) ออฟไลน์ (Offline) และไฮบริด (Hybrid) ช่วยให้ลูกบ้าน เลือกช่องทางที่สะดวกในการเข้าร่วมประชุมคอนโดได้อย่างตามใจต้องการ
การติดตามผลการประชุมก็เป็นอีกหนึ่งประเด็นที่เป็นปัญหาที่พบบ่อยของการจัดประชุมคอนโด เนื่องจากการหาข้อสรุปไม่ได้ หรือไม่สามารถสรุปผลของการประชุมคอนโดได้ ก็ถือว่าเป็นการเสียเวลาในการจัดประชุม และเป็นการเพิ่มความเสี่ยงให้กับการจัดประชุมในประเด็นเดิมๆ ใหม่อีกครั้ง ถือเป็นการสิ้นเปลืองทั้งแรง เวลา และทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์
โปรแกรมประชุมใหญ่สามัญประจำปี (i-Vote) มีระบบสรุปผลในแต่ละวาระการประชุมอัตโนมัติ ป้องกันความสับสน และ ช่วยสรุปผลคะแนนเสียงในแต่ละวาระได้อย่างครบถ้วน นิติบุคคลสามารถกดพิมพ์รายงานการประชุมได้ทันทีหลังจบการประชุมใหญ่สามัญประจำปี
ความผิดพลาดจากการนับคะแนนเสียง เป็นประเด็นที่นิติบุคคล ต้องคอยได้รับคำถามจากลูกบ้านอยู่บ่อยครั้ง เกี่ยวกับความโปร่งใสในการนับคะแนนเสียง โปรแกรมจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี (i-Vote) สามารถช่วยเพิ่มมาตรฐานความโปร่งใส ให้กับการทำงานของนิติบุคคลได้โดยตรง เพราะมีการนับคะแนนเสียงโหวตทันทีแบบ Real-Time ทั้งการลงคะแนนเสียงแบบออฟไลน์ (Offline) และ ออนไลน์ (Online) ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือใหกับการนับคะแนนเสียง อีกทั้งยังช่วยประหยัดแรง และเวลาในการทำงานให้กับนิติบุคคล
การบริหารจัดการข้อมูลและเอกสารเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ทำให้นิติบุคคลทำงานได้ยากลำบาก เพราะต้องมีการบริหารจัดการชุดข้อมูลที่ค่อนข้างเยอะ การจะค้นหาข้อมูลหรือเอกสารย้อนหลังเกี่ยวกับการจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี ก็เป็นเรื่องยาก โปรแกรมจัดประชุมคอนโด (i-Vote) เป็นตัวช่วยสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลและเอกสารต่างๆ เกี่ยวกับการประชุมใหญ่สามัญประจำปี เพราะนิติบุคคลสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังผ่าน Dashboard ได้ทุกเวลาที่ต้องการ อีกทั้งยังสามารถกดดูวิดีโอบันทึกการประชุมย้อนหลังได้ (กรณีที่มีการบันทึกวิดีโอขณะจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี)
ตามกฎหมายข้อบังคับ พระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ. 2522 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ได้กำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุด ต้องจัดการประชุมใหญ่สามัญประจำปี
อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และต้องรายงานผลต่อกรมที่ดิน
การใช้โปรแกรมจัดประชุมคอนโด (i-Vote) นิติบุคคลสามารถนำส่งรายงานไปยังกรมที่ดินทุกที่ได้ทันที เพราะ โปรแกรมจัดประชุมคอนโด (i-Vote) เป็นโปรแกรมจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี ที่ได้มาตรฐาน และถูกต้องตามกฎหมาย
i-Vote คือโปรแกรมจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี ที่ The LivingOS พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้นิติบุคคลใช้เป็นตัวช่วยในการการจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี (Annual General Meeting; AGM) ซึ่ง i-Vote จะช่วยให้การจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี เป็นไปได้อย่างราบรื่น สะดวกกับทั้งนิติบุคคล กรรมการ และลูกบ้าน ให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกที่ ทุกเวลา ที่ต้องการ
