เหตุผลที่นิติบุคคลควรใช้ระบบ VMS ในการบริหารโครงการ

เข้าโครงการทีไร ต้องแลกบัตร ลงชื่อ จดทะเบียนรถ…แล้วก็ลุ้นว่าเขียนข้อมูลครบหรือยัง 

สำหรับหมู่บ้าน คอนโดมิเนียม อาคารสำนักงาน หรือโรงงานที่มีคนเข้า-ออกตลอดวัน การจัดการผู้มาติดต่อแบบเดิมอาจกลายเป็นงานที่ทั้งเหนื่อยและใช้เวลา โดยเฉพาะวันที่ผู้มาติดต่อเข้าพร้อมกันหลายคน ทั้งแขกของลูกบ้าน ไรเดอร์ พนักงานส่งของ หรือผู้รับเหมา

ระบบ VMS หรือ Visitor Management System (VMS) ระบบจัดการผู้มาติดต่อ จึงกลายเป็น “มาตรฐานใหม่” ที่หลายโครงการกำลังให้ความสนใจ เพราะสามารถเข้ามาช่วยลดภาระงานด้านเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการเข้า-ออกพื้นที่ และยังช่วยให้การจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และทันสมัย

ไม่เพียงแค่ตอบโจทย์ด้านความปลอดภัย ระบบ VMS ยังกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับภาพลักษณ์ของโครงการให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกบ้านและผู้พักอาศัยยุคใหม่ต่างให้ความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ

ทำความรู้จักระบบ VMS (Visitor Management System)

ระบบ VMS (Visitor Management System) หรือที่เรียกอีกชื่อว่า ระบบจัดการผู้มาติดต่อ คือระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลของผู้มาติดต่อในโครงการ ทั้ง หมู่บ้าน, คอนโด, โรงงาน, และอาคารสำนักงานต่าง ๆ โดยเน้นการควบคุมการเข้าออก และการบันทึกข้อมูลอย่างแม่นยำ เพื่อยกระดับความปลอดภัยและความเป็นระเบียบ และระบบนี้ช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการแสดงข้อมูลแบบ เรียลไทม์ (Real-Time) ที่สามารถดูได้ผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนรถผู้มาติดต่อที่อยู่ภายในโครงการในขณะนั้น ระยะเวลาการจอดของแต่ละคัน หรือสถานะของพื้นที่จอดรถ ซึ่งระบบสามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกได้อัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและตรวจสอบได้ชัดเจน

ข้อมูลจะถูกเก็บไว้บนระบบ Cloud ที่ปลอดภัยและเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ลดปัญหาการเก็บบัตรประชาชนไว้ที่ป้อม รปภ. ผู้มาติดต่อสามารถรับ E-Stamp แทนการประทับตราบนบัตรจอดรถ และนิติบุคคลสามารถดูรายงานแบบเรียลไทม์ผ่านเว็บไซต์หรือแอป ทั้งยังมีระบบแจ้งเตือนหากมีรถจอดเกินเวลา ทำให้จัดการทุกอย่างได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ทำไมทุกโครงการควรใช้ระบบ VMS (Visitor Management System?

1. เพิ่มความปลอดภัยให้ลูกบ้านและทรัพย์สิน

ระบบ VMS ช่วยให้ รปภ. ตรวจสอบและบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อได้อย่างเป็นระบบ พร้อมบันทึกเวลาเข้า-ออกอัตโนมัติ ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายเมื่อเกิดเหตุผิดปกติ และช่วยลดความเสี่ยงจากบุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาต

2. ลดภาระงานของ รปภ.

การลงทะเบียนด้วยกระดาษอาจเกิดปัญหาข้อมูลไม่ครบ อ่านยาก หรือบันทึกตกหล่น ระบบ VMS ช่วยลดการกรอกข้อมูลด้วยมือ ทำให้ รปภ. ทำงานได้รวดเร็วขึ้น และมีขั้นตอนการตรวจสอบที่เป็นระบบมากกว่าเดิม

3. นิติบุคคลบริหารง่าย เห็นข้อมูลชัดเจน

นิติบุคคลสามารถดูข้อมูลผู้มาติดต่อและประวัติการเข้า-ออกผ่าน Dashboard ได้แบบ Real-Time ไม่ต้องเสียเวลาค้นจากเอกสารจำนวนมาก ช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลและบริหารโครงการได้สะดวกขึ้น

4. ยกระดับภาพลักษณ์ของโครงการ

การใช้ระบบผู้มาติดต่อแบบดิจิทัลช่วยให้การเข้า-ออกดูเป็นระบบ รวดเร็ว และทันสมัย สะท้อนถึงการบริหารโครงการที่ใส่ใจทั้งเรื่องความปลอดภัยและประสบการณ์ของลูกบ้าน

5. ใช้ได้กับหลากหลายประเภทโครงการ

ไม่ว่าจะเป็น คอนโดมิเนียม หมู่บ้านจัดสรร อาคารสำนักงาน หรือโรงงานอุตสาหกรรม ระบบ VMS สามารถนำมาปรับใช้ให้เหมาะกับรูปแบบการเข้า-ออกและจำนวนผู้มาติดต่อของแต่ละโครงการได้

จุดเด่นของระบบ VMS ที่ตอบโจทย์การบริหารโครงการ

บันทึกเวลาเข้า – ออกโครงการแบบอัตโนมัติ

ไม่ต้องคอยจดบันทึกด้วยมืออีกต่อไป ระบบจะบันทึกเวลาที่ผู้มาติดต่อเข้า-ออกโครงการให้อัตโนมัติ พร้อมจัดเก็บข้อมูลในระบบที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ

ระบบคำนวณค่าที่จอดรถอัตโนมัติ

คำนวณค่าที่จอดรถจากระยะเวลาการจอดได้ทันที ลดปัญหาการคิดผิดหรือสูญเสียรายได้จากค่าจอดรถ และนิติบุคคลสามารถกำหนดนโยบายได้เอง

ใช้ระบบ Cloud ปลอดภัยตามกฎหมาย PDPA

ข้อมูลผู้มาติดต่อจะถูกจัดเก็บบนระบบ Cloud ตามมาตรฐาน พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ลดปัญหาการเก็บบัตรประชาชนหรือใบขับขี่ไว้ที่ป้อม รปภ. และลดความเสี่ยงการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิด

E-Stamp ประทับตราจอดรถอิเล็กทรอนิกส์

ไม่ต้องใช้ตราประทับหรือกระดาษอีกต่อไป ผู้มาติดต่อสามารถรับ E-Stamp ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ สะดวกทั้งฝ่ายผู้ใช้และฝ่ายนิติบุคคล

Dashboard รายงานแบบเรียลไทม์

นิติบุคคลและเจ้าหน้าที่ รปภ. สามารถตรวจสอบข้อมูลผู้มาติดต่อได้แบบ Real-Time ทั้งบนเว็บไซต์และแอปมือถือ พร้อมดูข้อมูลย้อนหลังในกรณีเกิดเหตุผิดปกติ

ตรวจสอบพื้นที่จอดรถได้ง่าย

ระบบสามารถแสดงข้อมูลที่จอดรถภายในโครงการแบบเรียลไทม์ เช่น มีรถกี่คันเข้าออก พื้นที่ว่างเหลือกี่ที่ เจ้าหน้าที่สามารถบริหารจัดการการจอดได้ง่ายขึ้น

ระบบแจ้งเตือนรถจอดเกินเวลา

หากมีรถของผู้มาติดต่อจอดค้างนานเกินเวลาที่กำหนด ระบบจะแจ้งเตือนให้ นิติบุคคล และ รปภ. ทราบทันที เพื่อประสานงานและจัดการได้อย่างรวดเร็ว

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

โทร : 02-481-5234

Line :@thelivingos

Email : info@thelivingos.com