คุณเคยรู้สึกเบื่อหรือไม่… เวลาจะเข้า คอนโด ไปเยี่ยมเพื่อน หรือไปติดต่อเรื่องงานที่ โรงงาน หรือ หมู่บ้านจัดสรร แล้วต้องยื่นบัตรประชาชน แลกบัตรผู้มาติดต่อกับ รปภ. หรือเจ้าหน้าที่หน้าป้อมยาม? บางที่ยังต้องเขียนชื่อ เบอร์โทร และทะเบียนรถลงบนกระดาษในสมุดเล่มหนา ๆ ที่ผ่านมือคนมาแล้วนับไม่ถ้วน ซึ่งไม่เพียงเสียเวลา ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาด และดูไม่ปลอดภัย
สิ่งที่น่ากังวลมากกว่านั้นคือ หากเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน หรือต้องตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เจ้าหน้าที่มักจะต้องเปิดสมุดเล่มเก่า หารายชื่อที่จดไว้ด้วยลายมือที่บางครั้งอ่านไม่ออก หรืออาจหาข้อมูลไม่เจอ นี่คือจุดอ่อน ของระบบแลกบัตรแบบเก่า ที่ยังคงใช้กันอยู่ในหลายสถานที่
ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี ทำไมการ รักษาความปลอดภัย ในพื้นที่สำคัญ เช่น คอนโดหรู, หมู่บ้านขนาดใหญ่, โรงงาน, หรือแม้แต่ บริษัท รปภ. เอง ยังคงใช้ระบบที่ไม่ทันสมัย?
ถึงเวลาแล้วที่เจ้าของโครงการ, นิติบุคคล, หรือฝ่ายบริหารอาคาร จะหันมาใช้ ระบบผู้มาติดต่อ หรือ VMS (Visitor Management System) ที่เป็นทางออกใหม่ในการจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อแบบดิจิทัล ที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยกว่าที่เคย
ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อแบบดั้งเดิมที่หลายโครงการใช้อยู่ อาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ง่ายและคุ้นเคย แต่ในความจริงแล้วกลับมีข้อจำกัดหลายประการที่ส่งผลทั้งต่อความสะดวกของผู้มาเยือนและความปลอดภัยของโครงการ
การเปลี่ยนจาก ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ แบบดั้งเดิม มาใช้ ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ หรือ Visitor Management System (VMS) นั้น ไม่ได้เป็นเพียงการยกระดับภาพลักษณ์ของโครงการ แต่ยังช่วยให้การบริหารจัดการพื้นที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในโครงการที่มีผู้เข้า-ออกจำนวนมาก เช่น คอนโด, หมู่บ้าน, โรงงาน, หรือแม้แต่สำนักงานที่มีการควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด
ไม่จำเป็นต้องพึ่งเจ้าหน้าที่จดบันทึกเวลาเข้า-ออกของผู้มาติดต่ออีกต่อไป เพราะระบบ VMS จะจัดเก็บข้อมูลการเข้า-ออกโดยอัตโนมัติ ช่วยลดงานของ รปภ. และ บริษัท รปภ. ที่ดูแลโครงการ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา
หมดกังวลเรื่องการคำนวณค่าจอดรถผิดพลาด เพราะระบบ VMS สามารถคำนวณระยะเวลาจอดรถและคิดค่าบริการได้อย่างแม่นยำตามนโยบายของแต่ละโครงการ นิติบุคคลสามารถตั้งค่าและจัดการระบบได้เองตามความต้องการ
ไม่ต้องแลกบัตรประชาชนหรือเอกสารสำคัญทุกครั้งที่เข้าโครงการอีกต่อไป เพราะระบบ VMS จะเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อไว้บนระบบ Cloud ที่มีการควบคุมความปลอดภัยตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญและลดความเสี่ยงในการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม
ลืมไปได้เลยกับการพิมพ์กระดาษ หรือการวิ่งหาตราปั๊มในโครงการ เพราะระบบ E-Stamp สามารถประทับตราจอดรถในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบได้ทันที ทั้งสะดวก ประหยัด และไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ
นิติบุคคล หรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยสามารถเข้าดูข้อมูลของผู้ที่เข้ามาติดต่อในโครงการได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นการดูข้อมูลรายบุคคล ดูย้อนหลัง หรือเรียกข้อมูลในกรณีฉุกเฉิน เช่น เหตุการณ์ความไม่สงบ
สำหรับโครงการที่มีจำนวนพื้นที่จอดรถจำกัด หรือมีรถเข้าออกเป็นจำนวนมาก ระบบ VMS ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถดูสถานะที่จอดรถแบบเรียลไทม์ เช่น มีที่ว่างกี่ช่อง ใช้งานอยู่กี่ช่อง และสามารถวางแผนบริหารการจอดรถได้อย่างเหมาะสม ลดปัญหาการจอดรถซ้อนคันหรือล้นโครงการ
