โครงการอสังหาริมทรัพย์ไม่ว่าจะเป็นหมู่บ้านจัดสรร คอนโดมิเนียม อาคารสำนักงาน หรือโรงงานอุตสาหกรรม ล้วนต้องเผชิญกับความท้าทายด้าน “การควบคุมการเข้า-ออก” ของบุคคลภายนอกที่มาติดต่อภายในพื้นที่โครงการ ไม่ว่าจะเป็นแขกผู้มาติดต่อ ไรเดอร์ส่งอาหาร พนักงานจัดส่งสินค้า การตรวจสอบและจัดเก็บข้อมูลของบุคคลเหล่านี้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และปลอดภัย จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะหากปล่อยให้เป็นระบบแมนนวลแบบเดิม เช่น การแลกบัตรและลงชื่อในสมุดกระดาษ ก็มีโอกาสเกิดปัญหาหลายด้าน ทั้งการปลอมแปลงข้อมูล การสูญหายของบัตร หรือการตรวจสอบย้อนหลังที่ทำได้ยาก
อีกทั้งในหลายโครงการ เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (รปภ.) และนิติบุคคลยังต้องรับมือกับปริมาณข้อมูลจำนวนมากในแต่ละวัน หากไม่มีระบบที่ดีมาช่วยจัดการ อาจก่อให้เกิดความล่าช้า ความสับสน หรือแม้แต่ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยโดยไม่รู้ตัว
ระบบผู้มาติดต่อ หรือ Visitor Management System (VMS) จึงกลายเป็น “มาตรฐานใหม่” ที่หลายโครงการกำลังให้ความสนใจ เพราะสามารถเข้ามาช่วยลดภาระงานด้านเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการเข้า-ออกพื้นที่ และยังช่วยให้การจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และทันสมัย
Visitor Management System (VMS) หรือที่เรียกกันว่า ระบบผู้มาติดต่อ หรือ ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ เป็นระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลของผู้มาติดต่อในโครงการต่าง ๆ อย่างหมู่บ้าน คอนโด โรงงาน หรืออาคารสำนักงาน โดยเน้นเรื่องความปลอดภัย การควบคุมการเข้า-ออก และการบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องเป็นระเบียบ
ระบบนี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่ดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนรถที่อยู่ในโครงการตอนนั้น ระยะเวลาที่จอด หรือพื้นที่จอดรถที่ยังว่างอยู่ พร้อมกับบันทึกเวลาเข้า-ออกให้อัตโนมัติ ไม่ต้องคอยเขียนหรือจดด้วยมือให้ยุ่งยาก แถมยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลด้วย
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนระบบ Cloud ที่ปลอดภัย และเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ไม่ต้องเก็บบัตรประชาชนไว้ที่ป้อม รปภ. ให้เสี่ยงเหมือนเดิม ผู้มาติดต่อก็สามารถรับ E-Stamp แบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนการประทับตราบนบัตรจอดรถ ช่วยให้ทั้งนิติบุคคลและผู้มาติดต่อสะดวกขึ้น
นอกจากนี้ยังมีหน้าจอรายงานให้ดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ ถ้ามีรถจอดนานเกินเวลาที่กำหนด ระบบก็จะแจ้งเตือนให้ทันที เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการได้รวดเร็ว ไม่ตกหล่น
การมีระบบผู้มาติดต่อแบบดิจิทัล ช่วยเพิ่มมาตรการป้องกันภัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่ รักษาความปลอดภัย (รปภ.) สามารถตรวจสอบและยืนยันตัวตนของผู้มาติดต่อได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดโอกาสที่บุคคลแปลกหน้าจะลักลอบเข้ามาในพื้นที่โดยไม่ได้รับอนุญาต
นอกจากนี้ ยังสามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกได้แบบอัตโนมัติ พร้อมจัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบ ซึ่งสามารถนำมาใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้ทันทีในกรณีเกิดเหตุไม่ปกติ ช่วยเสริมความมั่นใจให้กับลูกบ้านและลดความเสี่ยงจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด
การลงทะเบียนผู้มาติดต่อด้วยกระดาษในรูปแบบเดิม ๆ เป็นภาระงานที่ทั้งซ้ำซ้อนและเสี่ยงต่อความผิดพลาด เช่น เขียนข้อมูลไม่ครบ อ่านไม่ออก หรือบันทึกตกหล่น ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ รปภ. ที่ดูแลโครงการสามารถทำงานได้อย่างมีระบบมากขึ้น ลดภาระการกรอกข้อมูลด้วยมือ และใช้เวลาน้อยลงในกระบวนการตรวจสอบ
สำหรับนิติบุคคล ระบบผู้มาติดต่อเปรียบเสมือนเครื่องมือบริหารจัดการงานหน้าประตูโครงการให้เป็นระบบ มีรายงานการเข้าออกของผู้มาติดต่อแสดงผลแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องค้นหาจากแฟ้มเอกสารจำนวนมากเหมือนในอดีต ข้อมูลทุกอย่างสามารถเข้าถึงได้จาก Dashboard ออนไลน์ สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ช่วยลดต้นทุนด้านเอกสาร และเพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบเมื่อมีเหตุการณ์ต้องย้อนกลับไปดูข้อมูล
ในยุคที่ผู้บริโภคใส่ใจเรื่องระบบความปลอดภัยและเทคโนโลยีในการอยู่อาศัยมากขึ้น โครงการที่มีการใช้ระบบผู้มาติดต่อแบบดิจิทัล มักได้รับความสนใจและความเชื่อมั่นจากผู้อยู่อาศัย การจัดการผู้มาติดต่อด้วยระบบดิจิทัล ไม่เพียงแสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียด แต่ยังสะท้อนว่าโครงการมีการบริหารที่เป็นมืออาชีพ มีมาตรฐาน
ไม่ว่าจะเป็น คอนโดมิเนียมที่มีผู้มาติดต่อจำนวนมาก, หมู่บ้านที่ต้องการควบคุมการเข้าออกให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น, โรงงานอุตสาหกรรมที่มีการขนส่งและรับส่งพนักงานตลอดทั้งวัน, หรือแม้แต่ อาคารสำนักงาน ที่มีทั้งแขก ลูกค้า และพนักงานหมุนเวียนเข้าออก ระบบ Visitor Management System สามารถปรับให้เหมาะกับรูปแบบการใช้งานของแต่ละพื้นที่ได้อย่างยืดหยุ่น
