การจัดประชุม AGM (Annual General Meeting) หรือที่รู้จักกันในชื่อ ประชุมใหญ่สามัญประจำปี คือการประชุมเจ้าของร่วม ที่ทุกโครงการคอนโดต้องมีการจัดขึ้นทุกปี เพื่อหารือวาระสำคัญต่างๆ ภายในโครงการ เช่น เรื่องค่าใช้จ่ายในการบริหารโครงการ
ซึ่งการจัดประชุมสามัญประจำปี (AGM) ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องได้รับความร่วมมือกัน ระหว่าง นิติบุคคลอาคารชุด และลูกบ้านผู้อยู่อาศัย แต่หลายครั้งกลับเต็มไปด้วยปัญหาที่ทำให้การดำเนินงานไม่ราบรื่น โครงการคอนโดและหมู่บ้านส่วนใหญ่ จึงเลือกที่จะใช้ ระบบประชุมคอนโด เพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น วันนี้เรามาดูปัญหาที่พบบ่อยในการประชุมสามัญนิติบุคคลคอนโดและวิธีแก้ไขด้วยระบบจัดการที่มีประสิทธิภาพกัน
ปัญหา: เจ้าของร่วมต้องใช้เวลานานในการลงทะเบียน และเกิดความผิดพลาดในการตรวจสอบสิทธิ์การออกเสียง
วิธีแก้: ใช้ระบบประชุมคอนโด i-Vote ช่วยให้สามารถลงทะเบียนออนไลน์ที่สามารถตรวจสอบสิทธิ์ได้แบบเรียลไทม์ ลดขั้นตอนเอกสาร และใช้ QR Code สำหรับการเช็คอินหน้างาน
ปัญหา: การประชุมต้องเลื่อนออกไปเพราะจำนวนผู้เข้าร่วมไม่ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำที่ต้องใช้
วิธีแก้: ใช้ระบบประชุมคอนโด i-Vote ช่วยจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านอีเมลให้ลูกบ้านรับรู้ล่วงหน้า และระบบประชุมคอนโด i-Vote ยังรองรับการร่วมประชุมและลงคะแนนเสียงออนผ่านระบบออนไลน์ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ตได้ ทำให้ลูกบ้านมีทางเลือกในการเข้าประชุมที่มากยิ่งขึ้น หากลูกบ้านคนไหนไม่สะดวกเดินทาง อยู่ที่ไหนก็เข้าร่วมประชุมคอนโดได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านระบบประชุมคอนโด i-Vote
ปัญหา: การโหวตด้วยกระดาษหรือการนับคะแนนด้วยมือทำให้เสียเวลาและอาจเกิดข้อผิดพลาดในการนับคะแนนเสียงได้
วิธีแก้: ระบบประชุมคอนโด i-Vote จะเป็นระบบจัดการประชุมคอนโด ที่ช่วยนับคะแนนเสียงอัตโนมัติแบบ Real-Time ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใส ในการนับผลการลงคะแนนในแต่ละวาระได้อย่างถูกต้องและโปร่งใส
ปัญหา: หลังจบการประชุมมักจะพบปัญหามติและข้อสรุปจากการประชุมอาจตกหล่น หรือใช้เวลานานในการสรุปผลรายงาน
วิธีแก้: ระบบประชุมคอนโด i-Vote สามารถช่วยให้สามารถบันทึกมติการประชุมได้ครบถ้วน ไม่มีตกหล่น เพราะสรุปผลรายงานการประชุม หลังจบวาระการประชุมได้ และนิติบุคคลสามารถกดบันทุกวิดีโอสำหรับการประชุมได้อีกด้วย
ปัญหา: รายงานการประชุมสามัญนิติบุคคลคอนโดไม่สามารถยื่นกรมที่ดินได้
วิธีแก้: ระบบประชุมคอนโด i-Vote เป็นระบบจัดการประชุมคอนโด ที่ได้มาตรฐานและถูกรับรองอย่างถูกต้องตามกฎหมาย สามารถใช้รายงานการประชุมยื่นกรมที่ดินได้ทันที
