ความปลอดภัยเป็นหัวใจสำคัญของโครงการคอนโดและหมู่บ้านจัดสรรในปัจจุบัน การเลือกใช้ ระบบจัดการผู้มาติดต่อ (Visitor Management System; VMS) จึงได้กลายมาเป็นระบบหลักที่ขาดไม่ได้สำหรับหลายๆโครงการ
ในบทความนี้ เราจะบอกเล่าถึงประสบการณ์ตรงจากผู้ใช้งานจริง ที่ได้ใช้งาน i-Pass ระบบจัดการผู้มาติดต่อ (Visitor Management System; VMS) จาก The LivingOS มานานเป็นระยะเวลา 3-4 ปี
ฟังก์ชัน E-Stamp บนระบบจัดการผู้มาติดต่อ i-Pass จะช่วยให้ผู้มาติดต่อสามารถนำ QR Code บนบัตรจอดรถไปให้ลูกบ้านทำการแสกนเพื่อประทับ E-Stamp ยืนยันการเข้า-ออกโครงการให้ตนเองได้เลย ไม่ต้องรอและเสียเวลาไปถึงที่ห้องทำงานนิติบุคคล เพื่อให้นิติบุคคลทำการประทับตรายางให้ตนเอง ช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกบ้านผู้อยู่อาศัย และผู้มาติดต่อภายในโครงการ
การใช้งานระบบจัดการผู้มาติดต่อ i-Pass สามารถช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและความเป็นระบบในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น เพราะการทำงานทุกอย่างจะเป็นการทำงานแบบบนระบบ ซึ่งมี Dashboard ให้นิติบุคคลและเจ้าหน้าที่ในโครงการสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีที่ต้องการ อีกทั้งข้อมูลยังมีความถูกต้องและแม่นยำ ไม่ต้องคอยเสียเวลาเดินไปติดต่อกับป้อมรปภ. เพื่อขอดูข้อมูลผ่านสมุดบันทึกการเข้า-ออกโครงการ
ฟังก์ชันการคำนวณค่าที่จอดรถอัติโนมัติ เป็นอีกหนึ่งฟังก์ชันที่ได้รับความประทับใจจากนิติบุคคลค่อนข้างมาก เนื่องจากระบบจัดการผู้มาติดต่อ i-Pass มีการคำนวณอัตราค่าใช้บริการพื้นที่จอดรถแบบเทียบกับระยะเวลาการจอดรถได้อัตโนมัติ นิติบุคคลหรือเจ้าหน้าที่รปภ. ไม่ต้องมานั่งคำนวณ อัตราค่าที่จอดรถด้วยตัวเอง ช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียรายได้ จากการคำนวณที่ผิดพลาด เพราะระบบมีความเสถียรและแม่นยำ และยังช่วยลดความเสี่ยงการทุจริตในการเรียกเก็บ ทำให้ผู้มาติดต่อไม่ต้องเสี่ยงในการจ่ายอัตราค่าที่จอดรถแพงเกินจริง
จากการพูดคุยและสอบถามจากผู้ใช้งาน เราได้บทสรุปเกี่ยวกับความรู้สึกและประสบการณ์ก่อน – หลังการใช้งาน i-Pass ระบบจัดการผู้มาติดต่อ ได้ดังนี้
ก่อนที่จะได้มีการนำ i-Pass ระบบจัดการผู้มาติดต่อ มาใช้งาน มีการจัดระเบียบในการทำงานที่ยังไม่เป็นระบบ ทำงานค่อนข้างยาก เนื่องจากไม่สามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ ได้ในทันที ต้องคอยขอข้อมูลจากรปภ.
มีการค้นหาข้อมูลที่ค่อนข้างลำบาก อีกทั้งหากมีผู้มาติดต่อเข้ามาในโครงการนอกเวลาทำการของห้องทำงานนิติบุคคล ก็ค่อนข้างลำบากเพราะผู้มาติดต่อต้องเสียเวลารอเพื่อได้รับการประทับตราบัตรจอดรถก่อน จึงจะสามารถออกจากโครงการได้
หลังจากที่มีการใช้งาน i-Pass ระบบจัดการผู้มาติดต่อ ทำให้เจ้าหน้าที่ทำงานง่ายขึ้น ลดขั้นตอนการทำงาน และประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของการดูข้อมูลของพื้นที่จอดรถแบบ Real-Time ทำให้นิติบุคคลสามารถตรวจเช็คและบริหารจัดการพื้นที่จอดรถในโครงการได้ง่าย และสะดวกมากยื่งขึ้น และหากนิติบุคคลต้องการเรียกดูข้อมูลในส่วนของผู้มาติดต่อ สามารถใช้เพียงแค่ เลขทะเบียนรถ ในการค้นหาได้เลยทันที ก็สามารถพบข้อมูลของเจ้าของยานพาหนะนั้นได้อย่างครบถ้วน
ข้อดีอีกข้อที่ประทับใจในตัวนิติบุคคลคือ ไม่ว่าจะมีผู้มาติดต่อภายในโครงการเวลาไหนก็สามารถให้ลูกบ้าน หรือคนที่ตัวเองมาติดต่อทำการแสกน E-Stamp บัตรจอดรถให้ได้ทันที ไม่ต้องรอเวลาเพื่อไปติดต่อที่ห้องทำงานของนิติบุคคล
อีกส่วนที่ประทับใจใน ระบบจัดการผู้มาติดต่อ i-Pass สำหรับนิติบุคคลคือ นิติบุคคลยังสามารถกำหนดอัตราค่าปรับหรือค่าบริการพื้นที่จอดรถได้เองผ่านระบบ และมีการคำนวณอัตราค่าที่จอดรถแบบอัตโนมัติ นิติบุคคลไม่ต้องคอยคำนวณเอง หรือรอขอข้อมูลจากรปภ.
