คุณเคยรู้สึกเบื่อหรือไม่... เวลาจะเข้า คอนโด ไปเยี่ยมเพื่อน หรือไปติดต่อเรื่องงานที่ โรงงาน หรือ หมู่บ้านจัดสรร แล้วต้องยื่นบัตรประชาชน แลกบัตรผู้มาติดต่อกับ รปภ. หรือเจ้าหน้าที่หน้าป้อมยาม? บางที่ยังต้องเขียนชื่อ เบอร์โทร และทะเบียนรถลงบนกระดาษในสมุดเล่มหนา ๆ ที่ผ่านมือคนมาแล้วนับไม่ถ้วน ซึ่งไม่เพียงเสียเวลา ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาด และดูไม่ปลอดภัย
ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี ทำไมการ รักษาความปลอดภัย ในพื้นที่สำคัญ เช่น คอนโดหรู, หมู่บ้านขนาดใหญ่, โรงงาน, หรือแม้แต่ บริษัท รปภ. เอง ยังคงใช้ระบบที่ไม่ทันสมัย?
ถึงเวลาแล้วที่เจ้าของโครงการ, นิติบุคคล, หรือฝ่ายบริหารอาคาร จะหันมาใช้ ระบบผู้มาติดต่อ หรือ VMS (Visitor Management System) ที่เป็นทางออกใหม่ในการจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อแบบดิจิทัล ที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยกว่าที่เคย
ทำไมระบบแลกบัตรแบบเดิมถึงไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป?
ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อแบบดั้งเดิมที่หลายโครงการใช้อยู่ อาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ง่ายและคุ้นเคย แต่ในความจริงแล้วกลับมีข้อจำกัดหลายประการที่ส่งผลทั้งต่อความสะดวกของผู้มาเยือนและความปลอดภัยของโครงการ
- เสียเวลาต้องต่อคิวรอเข้าโครงการ ทุกครั้งที่มีผู้มาติดต่อ ต้องหยุดเพื่อส่งบัตรประชาชน แลกบัตร และลงชื่อในสมุดบันทึก ขั้นตอนนี้ใช้เวลาหลายนาที และถ้าผู้มาติดต่อมีจำนวนมากพร้อมกัน อาจเกิดคิวรอยาว ทำให้เกิดความไม่พอใจและเสียภาพลักษณ์ของโครงการ
- เสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูล การบันทึกข้อมูลด้วยลายมือหรือการพิมพ์ลงระบบแบบเก่า อาจเกิดความผิดพลาด เช่น เขียนชื่อผิด เบอร์โทรไม่ครบ หรือข้อมูลตกหล่น ซึ่งอาจส่งผลต่อการติดตามหรือการตรวจสอบย้อนหลัง
- ความปลอดภัยไม่ครอบคลุม แม้จะมีการเก็บบัตรประชาชนไว้ แต่ก็ไม่ได้มีการตรวจสอบว่าผู้มาติดต่อนั้นเป็นบุคคลต้องสงสัยหรือมีประวัติไม่พึงประสงค์หรือไม่ ทำให้โครงการเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดคิด
- ข้อมูลส่วนบุคคลเสี่ยงรั่วไหล การเก็บสำเนาบัตรประชาชนหรือวางบัตรไว้บนเคาน์เตอร์ อาจทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด
- ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ หากต้องค้นหาข้อมูลผู้มาติดต่อในอดีตจากสมุดบันทึก จะต้องใช้เวลามาก และข้อมูลอาจไม่ครบถ้วน
ประโยชน์ของการใช้ระบบ VMS แทนการแลกบัตร
การเปลี่ยนจาก ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ แบบดั้งเดิม มาใช้ ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ หรือ Visitor Management System (VMS) นั้น ไม่ได้เป็นเพียงการยกระดับภาพลักษณ์ของโครงการ แต่ยังช่วยให้การบริหารจัดการพื้นที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในโครงการที่มีผู้เข้า-ออกจำนวนมาก เช่น คอนโด, หมู่บ้าน, โรงงาน, หรือแม้แต่สำนักงานที่มีการควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด
1.บันทึกเวลาเข้า–ออกอัตโนมัติ
ไม่จำเป็นต้องพึ่งเจ้าหน้าที่จดบันทึกเวลาเข้า-ออกของผู้มาติดต่ออีกต่อไป เพราะระบบ VMS จะจัดเก็บข้อมูลการเข้า-ออกโดยอัตโนมัติ ช่วยลดงานของ รปภ. และ บริษัท รปภ. ที่ดูแลโครงการ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา
2. ระบบคิดค่าจอดรถแบบอัตโนมัติ
หมดกังวลเรื่องการคำนวณค่าจอดรถผิดพลาด เพราะระบบ VMS สามารถคำนวณระยะเวลาจอดรถและคิดค่าบริการได้อย่างแม่นยำตามนโยบายของแต่ละโครงการ นิติบุคคลสามารถตั้งค่าและจัดการระบบได้เองตามความต้องการ
3.จัดเก็บข้อมูลผ่านระบบ Cloud ปลอดภัยสูง
ไม่ต้องแลกบัตรประชาชนหรือเอกสารสำคัญทุกครั้งที่เข้าโครงการอีกต่อไป เพราะระบบ VMS จะเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อไว้บนระบบ Cloud ที่มีการควบคุมความปลอดภัยตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญและลดความเสี่ยงในการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม
4. E-Stamp สำหรับการประทับตราจอดรถแบบดิจิทัล
ลืมไปได้เลยกับการพิมพ์กระดาษ หรือการวิ่งหาตราปั๊มในโครงการ เพราะระบบ E-Stamp สามารถประทับตราจอดรถในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบได้ทันที ทั้งสะดวก ประหยัด และไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ
5. มีแดชบอร์ดให้ตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์
นิติบุคคล หรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยสามารถเข้าดูข้อมูลของผู้ที่เข้ามาติดต่อในโครงการได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นการดูข้อมูลรายบุคคล ดูย้อนหลัง หรือเรียกข้อมูลในกรณีฉุกเฉิน เช่น เหตุการณ์ความไม่สงบ
6. ตรวจสอบและบริหารที่จอดรถได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับโครงการที่มีจำนวนพื้นที่จอดรถจำกัด หรือมีรถเข้าออกเป็นจำนวนมาก ระบบ VMS ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถดูสถานะที่จอดรถแบบเรียลไทม์ เช่น มีที่ว่างกี่ช่อง ใช้งานอยู่กี่ช่อง และสามารถวางแผนบริหารการจอดรถได้อย่างเหมาะสม ลดปัญหาการจอดรถซ้อนคันหรือล้นโครงการ
ระบบ VMS The LivingOS ช่วยยกระดับความปลอดภัยของโครงการ
ระบบ VMS จาก The LivingOS ช่วยเปลี่ยนการจัดการผู้มาติดต่อจากระบบแลกบัตรและเอกสารแบบเดิม สู่การจัดการผ่านระบบดิจิทัลที่เป็นระบบมากขึ้น ทั้งการบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อ การจัดการเวลาเข้า-ออก การบริหารที่จอดรถ และการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง
เหมาะสำหรับโครงการ คอนโด หมู่บ้าน โรงงาน และสำนักงาน ที่ต้องการลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความสะดวกให้ผู้มาติดต่อ และยกระดับมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยให้ทันสมัยมากยิ่งขึ้น
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร : 02-481-5234
Line :@thelivingos
Email : info@thelivingos.com