การคำนวณใบแจ้งหนี้เป็นชุด (Invoice)
ใช้กรณีสร้างใบแจ้งหนี้ค่าน้ํา, ค่าส่วนกลาง ที่ต้องแจ้งหนี้เป็นประจํา สม่ำเสมอ
Budsaba Thongchanอ่าน 14 นาที
- บัญชี
- เจ้าหนี้
- ใบแจ้งหนี้
📑 สารบัญ
ภาพรวม
การคำนวณใบแจ้งหนี้เป็นชุด คือการสร้างใบแจ้งหนี้ให้ทุกห้อง/บ้านในโครงการพร้อมกันในครั้งเดียว เหมาะกับรายการที่ต้องเรียกเก็บเป็นประจำทุกเดือน เช่น ค่าน้ำ และค่าส่วนกลาง โดยระบบจะให้ตรวจสอบผลการคำนวณก่อนกดยืนยันเสมอ
💡
เมื่อกดยืนยันการคำนวณแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งแจ้งเตือนไปที่ Urbanice App ของลูกบ้านทันที ลูกบ้านตรวจสอบและชำระเงินได้เลยผ่านแอป ช่วยเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และลดต้นทุนการพิมพ์ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ
ก่อนกดคำนวณ ให้ตั้งค่าและตรวจสอบข้อมูลให้ครบ 4 ขั้นตอน จากนั้นจึงเริ่มคำนวณเป็นชุด ได้แก่ (1) กำหนดราคา (2) กำหนดรูปแบบการคำนวณ (3) กำหนดห้อง/บ้านที่ต้องแจ้งหนี้ (4) กำหนดชุดเรียกเก็บ
1. การตั้งค่าการคำนวณใบแจ้งหนี้
การตั้งค่าทั้งหมดทำครั้งเดียวตอนเริ่มต้น เมื่อตั้งค่าครบถูกต้องแล้ว จะนำไปใช้คำนวณซ้ำได้ทุกเดือน
1.1 กำหนดราคา
- เข้าเมนู รายรับ
- เปิดรายการที่ต้องการแก้ไข โดยดับเบิลคลิกที่รายการ หรือกดไอคอน ดินสอ ✏️ ด้านขวามือของรายการ
- ระบุ ราคา ในรายรับที่ต้องแจ้งหนี้
🧾
กรณีเป็นค่าส่วนกลาง กำหนดราคาได้ 3 รูปแบบตามรอบการแจ้งหนี้
- แจ้งหนี้รายเดือน — ระบุเป็นอัตราต่อเดือน
- แจ้งหนี้รายปี (บรรทัดเดียว) — แจ้งทีเดียวครบ 12 เดือน ลูกบ้านต้องชำระทั้งก้อน ให้ระบุเป็นอัตราคูณ 12 เช่น 30 บาท/เดือน ให้ระบุเป็น 360
- แจ้งหนี้รายปี (แยก 12 บรรทัด) — ลูกบ้านเลือกแบ่งจ่ายรายเดือนได้ ให้ระบุเป็นอัตราต่อเดือน
1.2 กำหนดรูปแบบการคำนวณ
ที่เมนู รายรับ เลือกรายรับที่ต้องการ แล้วเลือกวิธีคิดเงิน รูปแบบการคำนวณมี 3 แบบ เลือกใช้ตามลักษณะการเรียกเก็บ (ดูสรุปในตารางอ้างอิงรูปแบบการคำนวณด้านล่าง)
- คงที่ เท่ากันทุกยูนิต — เหมาะกับรายรับที่เก็บอัตราเดียวกันทุกห้อง เช่น ค่าน้ำ ค่าจอดรถรายเดือน ค่ารักษามิเตอร์ หรือค่าส่วนกลางหมู่บ้านที่เก็บเท่ากันทุกหลัง
- ราคา × พื้นที่ — เหมาะกับรายรับที่คิดตามพื้นที่ของแต่ละห้องชุด/บ้าน เช่น ค่าส่วนกลาง
- ราคา × อัตราส่วนกรรมสิทธิ์ — เหมาะกับรายรับที่คิดตามอัตราส่วนกรรมสิทธิ์ เช่น ค่าส่วนกลางโครงการก่อนปี 2552 หรือค่าเบี้ยประกันภัย
1.3 กำหนดห้อง/บ้าน ที่ต้องแจ้งหนี้
- เข้าเมนู รายรับ
- เปิดรายการที่ต้องการแก้ไข โดยดับเบิลคลิก หรือกดไอคอน ดินสอ ✏️ ด้านขวามือของรายการ
- เลื่อนแถบลงมาด้านล่างสุด จะพบหน้า ตั้งค่าทะเบียนรายรับ ซึ่งใช้ผูกรายรับนี้เข้ากับห้อง/บ้านที่ต้องการแจ้งหนี้
- กด เพิ่มเข้าทั้งหมด เมื่อต้องการเพิ่มทุกห้อง/บ้าน
- กด ลบออกทั้งหมด เมื่อต้องการลบออกทุกห้อง/บ้าน
- เพิ่ม/ลบ ทีละห้อง โดยกด เพิ่มเข้า หรือ ลบออก
- เพิ่ม/ลบ เป็นช่วง โดยระบุ ห้องเริ่มต้น ถึง ห้องสิ้นสุด แล้วกด เพิ่มเข้าทั้งหมด หรือ ลบออกทั้งหมด
- เมื่อตั้งค่าเรียบร้อย กด บันทึก
⚠️
ข้อควรระวัง: ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ระบบไม่สร้างใบแจ้งหนี้ มักเกิดจากขั้นตอนนี้ คือ ยังไม่ได้กำหนดว่ารายรับนั้นให้แจ้งหนี้ห้อง/บ้านใดบ้าง หากพบว่าบางห้องไม่มีใบแจ้งหนี้ ให้กลับมาตรวจสอบการผูกห้องในทะเบียนรายรับก่อนเป็นอันดับแรก
1.4 กำหนดชุดเรียกเก็บ
🧾
ชุดเรียกเก็บ คือการกำหนดว่าในแต่ละเดือนต้องแจ้งหนี้รายรับใดบ้าง หากโครงการแจ้งหนี้ทุกเดือน จะมีชุดเรียกเก็บอย่างน้อย 12 ชุด แยกตามเดือน เช่น G01 = มกราคม, G05 = พฤษภาคม
💡
ตอนเริ่มใช้งานและส่งมอบข้อมูล เจ้าหน้าที่ The LivingOS จะสร้างและตั้งค่าชุดเรียกเก็บให้ตามข้อมูลที่ลูกค้าแจ้งไว้ ปกติจึงแก้ไขเฉพาะเมื่อมีรายการเปลี่ยนแปลง
- เข้าเมนู ชุดเรียกเก็บ
- สร้างหรือแก้ไขชุดเรียกเก็บ
- กด สร้างชุดเรียกเก็บ เมื่อต้องการสร้างชุดใหม่เพิ่มเติม
- กดไอคอน ดินสอ ✏️ ด้านขวามือสุดของรายการ เมื่อต้องการแก้ไขชุดที่มีอยู่
- ทำความเข้าใจ “งวด” ให้ถูกต้อง — งวด คือเดือนของรายรับที่แจ้งหนี้ กรณีแจ้งหนี้ค่าส่วนกลางรายปีแบบบรรทัดเดียว ให้ระบุงวดเป็น เดือนแรก ของรอบรายรับที่แจ้งหนี้
- จัดการรายการในชุดเรียกเก็บ
- กด เพิ่มรายการ เพื่อเพิ่มรายรับที่ต้องแจ้งหนี้ในชุดนี้
- กดไอคอน ดินสอ ✏️ เพื่อแก้ไขข้อมูลของรายการ
- กดไอคอน ถังขยะ 🗑️ เพื่อลบรายการ (กรณีไม่แจ้งหนี้รายรับนั้นแล้ว)
- กรอกข้อมูลรายการ 3 ส่วน
- รหัสรายรับ — รายรับที่จะแจ้งหนี้ เลื่อนหาหรือพิมพ์ค้นหาได้
- งวดเดือน — รูปแบบ MM/YYYY (พ.ศ.) เช่น ค่าน้ำเดือน ม.ค. 69 → ระบุ 01/2569
- รายละเอียด — คำอธิบายเพิ่มเติม (ถ้ามี)
- ระบุรายละเอียดเพิ่มเติม (ถ้ามี) เช่น ค่าส่วนกลางรายปี → ระบุรอบของค่าส่วนกลาง, ค่าเบี้ยประกันภัย → ระบุรอบของค่าเบี้ย, รายจ่ายเรียกเก็บพิเศษ → ระบุวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บ
- กด สร้างรายการ
- เมื่อเพิ่ม/แก้ไขครบถ้วน กด บันทึก
📝
การระบุงวดค่าส่วนกลางรายปี (บรรทัดเดียว): ให้ระบุงวดเป็นเดือนแรกของรอบ เช่น ส่วนกลางรอบ ม.ค. 69 – ธ.ค. 69 ให้ระบุ 01/2569
📝
เงื่อนไขการแสดงผลในใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ: ใรหัสรายรับที่ขึ้นต้นด้วย A… , E… , W… จะแสดง รายละเอียด + งวด ส่วนรหัสอื่น ๆ หากไม่ระบุรายละเอียดจะแสดง งวด แต่ถ้าระบุรายละเอียดจะแสดงเฉพาะ รายละเอียด เท่านั้น (ไม่แสดงงวด)
2. การคำนวณใบแจ้งหนี้เป็นชุด
เมื่อคำนวณผ่าน The LivingOS PMS ระบบจะให้ตรวจสอบผลก่อนกดยืนยันเสมอ เมื่อยืนยันแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งแจ้งเตือนไปที่ Urbanice App ของลูกบ้านทันที เพื่อให้ตรวจสอบและชำระเงินได้เลย
- เข้าเมนู คำนวณใบแจ้งหนี้
- ระบุ วันที่แจ้งหนี้
- ระบุ วันที่ครบกำหนด — ระบบจะเริ่มคิดค่าปรับ/เงินเพิ่มถัดจากวันครบกำหนดของบิลนั้น ๆ
- ติ๊ก คำนวณค่าปรับ เมื่อต้องการคำนวณค่าปรับ/เงินเพิ่มสำหรับบิลที่ค้างชำระเกินกำหนด ไปพร้อมกับการคำนวณหนี้รอบปัจจุบัน
- กด ถัดไป
📝
หากตั้งวันที่แจ้งหนี้เป็นอนาคต ยอดหนี้จะยังไม่แสดงในเมนู ใบเสร็จ และ ชำระบิล บน Urbanice App จนกว่าจะถึงวันที่ที่ระบุไว้ในเอกสาร
- ตรวจสอบ ชุดเรียกเก็บ และรายการค่าใช้จ่ายในเดือนนั้น ว่ารายการครบถ้วน รายละเอียดถูกต้อง และงวดถูกต้องหรือไม่
- เลือก/เปลี่ยนชุดเรียกเก็บที่จะนำมาคำนวณ โดยปกติระบบจะเลือกให้ตรงกับเดือนใน “วันที่แจ้งหนี้” เช่น ระบุ 01/05/2026 ระบบจะแสดงชุด G05 พฤษภาคม ให้อัตโนมัติ
- ระบุ วันที่ครบกำหนด — ระบบจะเริ่มคิดค่าปรับ/เงินเพิ่มถัดจากวันครบกำหนดของบิลนั้น ๆ
- กด เริ่มคำนวณใบแจ้งหนี้
⚠️
สำหรับรายรับ ค่าน้ำ/ค่าไฟ ค่างวดมีผลกับการนำทะเบียนมิเตอร์มาคำนวณหนี้ จึงต้องตรวจงวดให้ถูกต้องเป็นพิเศษ หากข้อมูลไม่ถูกต้อง ต้องกลับไปแก้ไขที่เมนู ชุดเรียกเก็บ ให้เรียบร้อยก่อน แล้วจึงคำนวณใหม่
- รอระบบคำนวณ ระบบจะแสดงหน้าต่าง “ระบบกำลังคำนวณใบแจ้งหนี้” ใช้เวลาประมาณ 1–3 นาที ขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้
- เข้าสู่หน้าตรวจสอบใบแจ้งหนี้
- สุ่มตรวจใบแจ้งหนี้รายฉบับ โดยกดไอคอน รูปดวงตา 👁️ ด้านขวามือของรายการ
- ตรวจสอบความถูกต้อง: วันที่ออกเอกสาร, วันที่ครบกำหนด, รายการแจ้งหนี้, งวด, รายละเอียด และจำนวนเงิน
- กด พิมพ์รายงานสรุปการแจ้งหนี้
- ตรวจยอดรวมในรายงานสรุป
📝
ในขั้นตอนตรวจสอบนี้ ใบแจ้งหนี้จะยังพิมพ์ส่งลูกบ้านไม่ได้ และยังไม่แสดงบน Urbanice App จนกว่าจะกด รูยืนยันการคำนวณรู
💡
วิธีเช็กว่ายอดสมเหตุสมผล
- ค่าส่วนกลาง — ยอดรวมควรเท่ากับรอบก่อน ๆ หากไม่มีการปรับขึ้นค่าส่วนกลาง
- ค่าน้ำ/ค่าไฟ — ยอดรวมไม่ควรเพิ่มหรือลดจากรอบก่อนหน้าอย่างมีนัยสำคัญ หากผิดปกติให้ตรวจสอบก่อนยืนยัน
- ทางเลือก ก — ยกเลิกเพื่อกลับไปตรวจสอบ: หากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือยังไม่มั่นใจ กด ยกเลิกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด แล้วกด ยืนยัน
- ทางเลือก ข — ยืนยันการแจ้งหนี้: หากข้อมูลถูกต้องครบถ้วน กด ยืนยันทั้งหมด แล้วกด ยืนยัน
⚠️
เมื่อกด ยืนยันทั้งหมด แล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งแจ้งเตือนไปที่ Urbanice App ของลูกบ้านทันที จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนกดยืนยัน
- ตัดรับล่วงหน้าและเงินฝาก (ถ้าต้องการ) — ระบบจะถามว่าต้องการตัดหรือไม่ กด ยืนยัน หากต้องการตัด หรือกด ปิด หากยังไม่ต้องการ
- เลือกวิธีตัด — ตัด เฉพาะรับล่วงหน้า หรือ ทั้งรับล่วงหน้าและเงินฝาก โดยติ๊กช่องหน้ารายการที่ต้องการให้ระบบตัดอัตโนมัติ
- ตรวจสอบรายการที่จะตัด แล้วกด บันทึกทั้งหมด
- ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่มีการหักรับล่วงหน้า/เงินฝาก จะแสดง ยอดแจ้งหนี้ทั้งหมด, จำนวนเงินที่หัก และ ยอดสุทธิที่ต้องชำระ
ตารางอ้างอิงฟิลด์
| ฟิลด์ | คำอธิบาย | เงื่อนไข |
|---|---|---|
| วันที่แจ้งหนี้ | วันที่ที่ระบุบนใบแจ้งหนี้ หากเป็นอนาคต ยอดจะยังไม่แสดงบน Urbanice App จนถึงวันที่ระบุ | จำเป็น |
| วันที่ครบกำหนด | ระบบเริ่มคิดค่าปรับ/เงินเพิ่มถัดจากวันนี้ | จำเป็น |
| คำนวณค่าปรับ | ติ๊กเพื่อคำนวณค่าปรับ/เงินเพิ่มของบิลค้างชำระไปพร้อมรอบปัจจุบัน | ไม่จำเป็น |
| ชุดเรียกเก็บ | ชุดของรายรับที่จะแจ้งหนี้ในเดือนนั้น ระบบเลือกให้ตรงเดือนของวันที่แจ้งหนี้ | จำเป็น |
| รหัสรายรับ | ประเภทรายรับที่จะแจ้งหนี้ | จำเป็น |
| งวด | เดือนของรายรับ (MM/YYYY พ.ศ.) มีผลกับการดึงมิเตอร์ค่าน้ำ/ค่าไฟ | ตามรายการ |
| รายละเอียด | คำอธิบายเพิ่มเติมของรายการ | ไม่จำเป็น |
| ราคา | อัตราค่าใช้จ่ายของรายรับ (ตามรูปแบบการคำนวณที่เลือก) | จำเป็น |
| ทะเบียนรายรับ | การผูกรายรับเข้ากับห้อง/บ้านที่จะเรียกเก็บ | จำเป็น |
ตารางอ้างอิงรูปแบบการคำนวณ
| รูปแบบการคำนวณ | สูตร | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| คงที่ เท่ากันทุกยูนิต | ราคาเดียว ทุกห้อง | ค่าน้ำ, ค่าจอดรถรายเดือน, ค่ารักษามิเตอร์ หรือค่าส่วนกลางที่เก็บเท่ากันทุกหลัง |
| ราคา × พื้นที่ | ราคา × พื้นที่ (ตร.ม.) | ค่าส่วนกลางที่คิดตามพื้นที่ห้องชุด/บ้าน |
| ราคา × อัตราส่วนกรรมสิทธิ์ | ราคา × อัตราส่วนกรรมสิทธิ์ | ค่าส่วนกลางโครงการก่อนปี 2552, ค่าเบี้ยประกันภัย |