การนำเข้าใบแจ้งหนี้ (Invoice Import)

ภาพรวม

การนำเข้าใบแจ้งหนี้ (Import) เป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้เข้าระบบ โดย The LivingOS PMS รองรับการนำไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนดมานำเข้า เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้ในครั้งเดียว

เหมาะกับกรณี นำใบแจ้งหนี้เก่าขึ้นระบบ (ย้อนหลัง) หรือ ใบแจ้งหนี้ที่มีเงื่อนไขพิเศษ ที่ระบบไม่รองรับการคำนวณอัตโนมัติ

1. ขั้นตอนการนำเข้าใบแจ้งหนี้

1.1 เข้าเมนูและดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง

1. เข้าเมนู ใบแจ้งหนี้

2. กดปุ่ม นำเข้า

3. กดปุ่ม ดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์ เพื่อใช้เป็นแม่แบบในการกรอกข้อมูล

1.2 กรอกข้อมูลลงไฟล์ Excel

เปิดไฟล์ตัวอย่างที่ดาวน์โหลดมา แล้วกรอกข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนดในแต่ละคอลัมน์ (ดูรายละเอียดที่ ตารางอ้างอิงคอลัมน์ในไฟล์ Import)

1.3 อัปโหลดไฟล์เข้าระบบ

1. กดปุ่ม นำเข้า
2. กดปุ่ม เพิ่มไฟล์ใหม่
3. เลือกไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม Open
4. กดปุ่ม อัปโหลดไฟล์
5. ระบบจะขึ้นสถานะ กำลังประมวลผลข้อมูล

1.4 ตรวจสอบผลการตรวจไฟล์

หลังระบบตรวจสอบไฟล์เสร็จ แต่ละรายการจะแสดงสถานะอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้

• รอบันทึก = ข้อมูลถูกต้อง พร้อมนำเข้า
• ค่าไม่ถูกต้อง = ข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่สามารถนำเข้าได้

1.5 แก้ไขกรณีข้อมูลไม่ถูกต้อง

หากพบข้อมูลไม่ถูกต้อง เลือกดำเนินการได้ 2 แนวทาง

1. กดปุ่ม ยกเลิกการนำเข้า — ล้างคำสั่ง Import ก่อนหน้านี้ทั้งหมด
2. กดปุ่ม อัปโหลดใหม่ — กรณีแก้ไขไฟล์แล้ว ต้องการนำเข้าไฟล์ทับข้อมูลเดิม

1.6 ยืนยันการนำเข้า

เมื่อข้อมูลถูกต้องครบแล้ว เลือกได้ว่าจะ ล็อกใบแจ้งหนี้ ที่นำเข้าหรือไม่

• ติ๊กเครื่องหมายถูก = ล็อกใบแจ้งหนี้ที่นำเข้า เอกสารจะขึ้นสถานะ พิมพ์แล้ว
• ไม่ติ๊กเครื่องหมายถูก = ไม่ล็อก เอกสารจะไม่ขึ้นสถานะพิมพ์แล้ว และยัง แก้ไขข้อมูลได้ภายหลัง

1. กำหนดการล็อกตามต้องการ แล้วกดปุ่ม นำเข้าทั้งหมด
2. ระบบจะประมวลผลและสร้างใบแจ้งหนี้ตามไฟล์ที่นำเข้า

1.7 เสร็จสิ้นและตรวจสอบผลลัพธ์

1. เมื่อระบบ Import สำเร็จ จะขึ้นหน้าต่างข้อความ “นำเข้าใบแจ้งหนี้สำเร็จ”
2. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่นำเข้าได้ที่เมนู ใบแจ้งหนี้

ตารางอ้างอิงคอลัมน์ในไฟล์ Import

* กรอกข้อมูลทับลงในไฟล์ตัวอย่างที่ดาวน์โหลดจากระบบ และห้ามแก้ไขชื่อหัวคอลัมน์

ตารางสถานะและปัญหาที่พบบ่อย

สถานะหลังตรวจสอบไฟล์

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไข