การเปิดใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ภาพรวม

การเปิดใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือการออกเอกสารเป็นหลักฐานยืนยันว่านิติบุคคลฯ ได้รับเงินจากลูกบ้านหรือคู่สัญญาเรียบร้อยแล้ว โดยข้อมูลสำคัญบนเอกสารต้องมี ชื่อผู้ออกและผู้รับเงิน วันที่ รายการค่าใช้จ่าย และจำนวนเงินทั้งแบบตัวเลขและตัวอักษร เป็นต้น

1. การสร้างใบเสร็จรับเงิน

1.1 เริ่มต้นสร้างใบเสร็จ

1. เข้าเมนู ใบเสร็จ
2. กดปุ่ม สร้างใบเสร็จรับเงิน
3. ระบุ เลขที่ยูนิต/บ้านเลขที่ ที่ต้องการออกใบเสร็จ

1.2 เลือกผู้ชำระและกรองภาระหนี้

1. ระบบจะแสดง ผู้ชำระ เป็น เจ้าของคนที่ 1 โดยอัตโนมัติ
2. เปลี่ยน ผู้ชำระ เป็นสมาชิกคนอื่นในห้อง/บ้านได้ โดยกดปุ่ม รูปคน แล้วเลือกรายชื่อสมาชิกที่ต้องการ
3. ให้ระบบกรองค่าใช้จ่ายแยกตามภาระหนี้ได้ ตามเงื่อนไข:
   • ทั้งหมด = หนี้ทั้งหมดของห้อง/บ้านนั้น
   • เจ้าของ = หนี้ทั้งหมด − หนี้ส่วนของผู้เช่า
   • ผู้เช่า = หนี้ทั้งหมด − หนี้ส่วนของเจ้าของ
4. ระบบจะแสดง เงินฝากคงเหลือ และ ยอดค้างชำระคงเหลือ ของห้อง/บ้านดังกล่าว

1.3 เลือกวิธีตัดหนี้ (3 วิธี)

1. จ่ายทั้งหมด — กรณีชำระหนี้ทั้งหมด กดปุ่ม จ่ายทั้งหมด ระบบจะดึงรายการค้างชำระทั้งหมดมาแสดง
2. จ่ายตามที่ระบุ — กรณีชำระบางส่วน ระบุยอดเงินแล้วกดปุ่ม จ่ายตามที่ระบุ ระบบจะดึงรายการค้างชำระมาแสดงตามจำนวนที่ระบุ โดยตัดหนี้ตาม Priority ที่กำหนดระดับการตัดจ่ายไว้ในเมนู รายรับ
3. เลือกรายการค้างชำระเอง — กดปุ่ม เลือกรายการค้างชำระ ติ๊กช่องหน้ารายการที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม จ่ายรายการที่เลือก

1.4 แก้ไขหรือลบรายการ

1. กดปุ่ม ดินสอ ✏️ เพื่อแก้ไขจำนวนเงินชำระ หรือกดปุ่ม ถังขยะ 🗑️ เพื่อลบรายการ
2. เมื่อกดปุ่มดินสอเพื่อแก้ไขยอดชำระ:
   • แก้ไขยอดเงินชำระที่ช่อง รวมเงิน
   • หากมีส่วนลด ระบุที่ช่อง ส่วนลด ได้ทั้งแบบจำนวนเงินและแบบเปอร์เซ็นต์ (%)
   • จากนั้นกดปุ่ม ตกลง

1.5 เพิ่มรายการรับล่วงหน้า / รายการที่ไม่ได้แจ้งหนี้

1. กดปุ่ม เพิ่มรายการ กรณีต้องการเปิดใบเสร็จรับล่วงหน้า หรือรายการที่ไม่ได้แจ้งหนี้ (เปิดรวมในใบเดียวกับการตัดหนี้ หรือเปิดแยกก็ได้)
2. เลือก รายรับ ที่ต้องการ — ระบบจะแสดงเฉพาะประเภทรับล่วงหน้า และประเภทที่ไม่ต้องแจ้งหนี้เท่านั้น
3. ระบุ รายละเอียด (ถ้ามี) และ งวด
4. ระบุ ราคาต่อหน่วย (หรือจำนวนเงินที่ชำระ), จำนวน (ถ้ามี), ส่วนลด (ถ้ามี) แล้วกดปุ่ม ตกลง
5. รายการดังกล่าวจะถูกเพิ่มแทรกเข้ามาในใบเสร็จ

1.6 ระบุการชำระเงินและข้อมูลผู้ชำระ

1. ระบุ ประเภทการชำระ (ดูรายละเอียดในตารางประเภทการชำระด้านล่าง)
2. ระบุ ชื่อผู้ชำระ และ ที่อยู่ผู้ชำระ เฉพาะกรณีออกเอกสารในนามบุคคลอื่นที่ไม่ใช่สมาชิกในห้อง/บ้าน เช่น ผู้รับเหมา หรือออกในนามบริษัท (เพื่อนำไปเบิกค่าใช้จ่ายบริษัท)
3. ระบุ หมายเหตุ (ถ้ามี)

1.7 บันทึกและพิมพ์เอกสาร

1. กดปุ่ม บันทึก
2. กดปุ่ม พิมพ์ กรณีต้องการพิมพ์เอกสาร
3. เลือกรูปแบบการพิมพ์: เฉพาะต้นฉบับ / ต้นฉบับพร้อมสำเนา / เฉพาะสำเนา แล้วกดปุ่ม พิมพ์

2. การยกเลิกใบเสร็จ (กรณียังไม่นำเอกสารไปลงบัญชี)

1. เข้าเมนู ใบเสร็จ
2. เลือกรายการใบเสร็จที่ต้องการยกเลิก โดยดับเบิลคลิกที่รายการ หรือกดไอคอนรูปดินสอด้านขวามือของรายการ
3. กดปุ่ม ยกเลิก
4. ระบุ สาเหตุการยกเลิก จากนั้นกดปุ่ม ยืนยัน
5. เมื่อระบบทำรายการสำเร็จ จะขึ้นหน้าต่างแจ้งว่า "ยกเลิกสำเร็จ"

ตารางอ้างอิงฟิลด์

* จำเป็นเมื่อมีการเพิ่มรายการรับล่วงหน้า/ไม่แจ้งหนี้

ตารางอ้างอิงประเภทการชำระ