คู่มือการใช้งาน: ประกาศ บน Niti Urbanice (สำหรับนิติบุคคล)

คู่มือการสร้างประกาศบน Urbanice สำหรับนิติบุคคล

คู่มือนี้อธิบายวิธีสร้างประกาศบน Urbanice สำหรับนิติบุคคล ตั้งแต่การเข้าเมนูประกาศ ตรวจรายการเดิม กรอกข้อมูลประกาศ ไปจนถึงการบันทึกเป็นร่างหรือเผยแพร่ให้ลูกบ้านเห็น

เมนูประกาศเหมาะสำหรับใช้สื่อสารข่าวสารสำคัญของโครงการให้ลูกบ้านรับทราบอย่างเป็นระบบ เช่น แจ้งซ่อมบำรุงพื้นที่ส่วนกลาง แจ้งเปลี่ยนแปลงเวลาให้บริการ แจ้งกิจกรรมของโครงการ หรือแจ้งข่าวสารทั่วไปจากนิติบุคคล โดยนิติบุคคลสามารถเตรียมประกาศ ตรวจตัวอย่างก่อนเผยแพร่ และกลับมาตรวจรายละเอียดประกาศย้อนหลังได้จากเมนูเดียว

คู่มือนี้จะพาไล่ทีละขั้นตอนแบบใช้งานจริง เพื่อให้นิติบุคคลสามารถสร้างประกาศได้ครบถ้วน ลดโอกาสตกหล่นของข้อมูลสำคัญ และช่วยให้ประกาศที่ส่งถึงลูกบ้านอ่านเข้าใจง่ายมากขึ้น

1.เข้าเมนูประกาศ

เริ่มจากแถบเมนูด้านซ้าย แล้วเลือกเมนู ประกาศ เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการข่าวสารที่นิติบุคคลต้องการแจ้งให้ลูกบ้านรับทราบ

เมนูนี้เหมาะสำหรับใช้แจ้งข่าวสารของโครงการ เช่น “แจ้งปิดปรับปรุงพื้นที่ส่วนกลาง”, “แจ้งกำหนดการประชุม”, หรือ “แจ้งข่าวสารทั่วไปจากนิติบุคคล”

2. ตรวจแท็บประกาศแล้วและรอประกาศ

ในหน้าเมนูประกาศ จะมีแท็บสำหรับแยกรายการประกาศออกเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ ประกาศแล้ว และ รอประกาศ เพื่อให้ตรวจสอบสถานะของประกาศได้ง่ายขึ้น

• ประกาศแล้ว ใช้ดูประกาศที่เผยแพร่แล้ว
• รอประกาศ ใช้ดูประกาศที่ยังรอดำเนินการ

ก่อนสร้างประกาศใหม่ แนะนำให้ตรวจรายการเดิมก่อนสักครั้ง เพื่อป้องกันการสร้างประกาศซ้ำหรือประกาศเรื่องเดียวกันหลายรอบ

3.ตรวจรายการรอประกาศ

หากต้องการดูประกาศที่ยังไม่เผยแพร่ ให้เลือกแท็บ รอประกาศ ระบบจะแสดงรายการที่ยังรอดำเนินการในตาราง

หน้านี้เหมาะสำหรับตรวจงานที่สร้างไว้แล้ว แต่ยังไม่ได้ประกาศให้ลูกบ้านเห็น เช่น ประกาศที่รอตรวจเนื้อหา รอเพิ่มรูปภาพ หรือรอแนบไฟล์ประกอบให้ครบก่อนเผยแพร่

4. กดสร้างประกาศใหม่

เมื่อต้องการสร้างประกาศใหม่ ให้กดปุ่ม สร้างประกาศใหม่ ที่ด้านขวาบนของหน้า

ก่อนเริ่มกรอกข้อมูล ควรเตรียมข้อมูลหลักให้พร้อม ได้แก่ หัวข้อประกาศ รายละเอียดประกาศ รูปภาพหัวประกาศ และไฟล์แนบที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อมูลครบตั้งแต่ต้น จะช่วยลดเวลาตรวจแก้ก่อนเผยแพร่

5. เลือกภาษาที่ใช้ในการประกาศ

ในหน้าสร้างประกาศใหม่ ให้เลือกภาษาที่ต้องการใช้ในการประกาศ จากหน้าจอตัวอย่างมีตัวเลือก ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ

หากประกาศนี้ต้องการสื่อสารกับลูกบ้านทั่วไปในโครงการ และยังไม่มีเนื้อหาภาษาอังกฤษ ให้ใช้ภาษาไทยเป็นหลักได้ โดยหน้าจอมีข้อความแจ้งว่า “ถ้าไม่ระบุภาษาอังกฤษ ลูกบ้านจะเห็นเวอร์ชันภาษาไทยเป็นหลัก”

6.กรอกหัวข้อประกาศ

กรอก หัวข้อประกาศ ให้ชัดเจนและสั้นพออ่านเข้าใจได้ทันที หัวข้อควรบอกประเด็นหลักของประกาศ เช่น เรื่องที่แจ้ง วันที่ หรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างหัวข้อที่อ่านง่าย:

• “แจ้งปิดปรับปรุงสระว่ายน้ำ วันที่ 20/09/2569”
• “แจ้งกำหนดการประชุมใหญ่ประจำปี”
• “แจ้งเปลี่ยนเวลาเก็บขยะประจำอาคาร”

หลีกเลี่ยงหัวข้อที่กว้างเกินไป เช่น “ประกาศ”, “แจ้งให้ทราบ” หรือ “ข่าวสารจากนิติบุคคล” เพราะลูกบ้านอาจไม่รู้ทันทีว่าเกี่ยวกับเรื่องใด

7.กรอกรายละเอียดประกาศ

กรอก รายละเอียดประกาศ ให้ครบถ้วน โดยควรตอบคำถามหลักให้ลูกบ้านเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น เกี่ยวข้องกับใคร ต้องดำเนินการอย่างไร และมีช่วงเวลาใดที่ต้องทราบ

ตัวอย่างรูปแบบข้อความ:

“นิติบุคคลขอแจ้งปิดปรับปรุงสระว่ายน้ำในวันที่ 20/09/2569 เวลา 09:00-17:00 น. เพื่อดำเนินการซ่อมบำรุงพื้นที่ ขออภัยในความไม่สะดวก และขอขอบคุณลูกบ้านทุกท่านที่ให้ความร่วมมือ”

หากประกาศมีวันที่ เวลา หรือสถานที่ ควรระบุให้ชัดเจน เช่น “อาคาร A”, “ชั้น 5”, “เวลา 10:00 น.” เพื่อช่วยลดคำถามซ้ำจากลูกบ้าน

8. ตรวจตัวอย่างบนมือถือ

ตรวจ ตัวอย่างบนมือถือ ทางด้านขวา เพื่อดูว่าประกาศจะแสดงผลอย่างไรเมื่อลูกบ้านเปิดดูในแอป

จุดที่ควรตรวจเป็นพิเศษคือ หัวข้อไม่ยาวจนอ่านยาก รายละเอียดไม่ตกหล่น และภาพหัวประกาศแสดงผลเหมาะสม หากดูจากตัวอย่างแล้วเนื้อหายังไม่ชัด สามารถกลับไปแก้หัวข้อหรือรายละเอียดก่อนดำเนินการต่อได้

9.เลือกภาพหัวประกาศ

เลือกภาพหัวประกาศเพื่อใช้เป็นภาพหลักของประกาศ ภาพควรสื่อสารเนื้อหาได้ชัดเจนและเกี่ยวข้องกับเรื่องที่แจ้ง

ตัวอย่างภาพที่เหมาะสม:

• ภาพพื้นที่ส่วนกลางที่เกี่ยวข้องกับประกาศ
• ภาพกิจกรรมของโครงการ
• ภาพประกอบที่ช่วยให้ลูกบ้านเข้าใจเรื่องที่แจ้งเร็วขึ้น

ควรหลีกเลี่ยงภาพที่ไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา เพราะอาจทำให้ลูกบ้านเข้าใจผิดหรือมองข้ามประกาศสำคัญ

10.เลือกประเภทประกาศ

เลือกประเภทประกาศให้เหมาะสมกับเนื้อหา จากหน้าจอตัวอย่างมีตัวเลือกหลัก ได้แก่ สำคัญ และ ทั่วไป

• เลือก สำคัญ เมื่อเป็นเรื่องที่ต้องการให้ลูกบ้านให้ความสนใจเป็นพิเศษ
• เลือก ทั่วไป สำหรับข่าวสารหรือประกาศทั่วไป

ตัวอย่างเช่น ประกาศเรื่องปิดปรับปรุงระบบน้ำหรือไฟฟ้าอาจเลือกเป็น สำคัญ ส่วนประกาศประชาสัมพันธ์ทั่วไปหรือแจ้งข่าวกิจกรรมอาจเลือกเป็น ทั่วไป

11. แนบรูปภาพหรือไฟล์เพิ่มเติม

หากมีเอกสารหรือรูปภาพเพิ่มเติม สามารถแนบไฟล์ในส่วน แนบรูปภาพ / ไฟล์เพิ่มเติม เพื่อให้ลูกบ้านเปิดดูข้อมูลประกอบได้ครบถ้วนมากขึ้น

จากหน้าจอตัวอย่าง ระบบรองรับไฟล์ .png, .jpg, .jpeg และ .pdf ขนาดไม่เกิน 5 MB ต่อไฟล์ และรวมกันไม่เกิน 6 ไฟล์

ตัวอย่างไฟล์ที่อาจแนบได้ เช่น “แผนผังพื้นที่ปิดปรับปรุง”, “เอกสารประกอบการประชุม” หรือ “ประกาศฉบับ PDF” ทั้งนี้ควรตรวจชื่อไฟล์และจำนวนไฟล์ก่อนบันทึกทุกครั้ง

12. บันทึกเป็นร่างหรือประกาศเลย

เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว ให้เลือกการดำเนินการด้านล่างของหน้า

• ยกเลิก เมื่อต้องการออกจากหน้าสร้างประกาศ
• บันทึกเป็นร่าง เมื่อต้องการเก็บไว้ก่อน
• ประกาศเลย เมื่อต้องการเผยแพร่ให้ลูกบ้าน

หากยังไม่แน่ใจว่าเนื้อหาถูกต้องครบถ้วน แนะนำให้เลือก บันทึกเป็นร่าง ก่อน เพื่อกลับมาตรวจอีกครั้งภายหลัง แต่ถ้าตรวจหัวข้อ รายละเอียด รูปภาพ ประเภท และไฟล์แนบครบแล้ว จึงค่อยกด **ประกาศเลย

13. ตรวจรายละเอียดประกาศหลังสร้าง

หลังสร้างประกาศแล้ว สามารถเปิดดูรายละเอียดประกาศจากหน้ารายการได้ เพื่อตรวจหัวข้อ วันที่ ผู้สร้าง ประเภท สถานะ รูปหัวประกาศ เนื้อหา ตัวอย่างบนมือถือ และสถิติการมีส่วนร่วม

ขั้นตอนนี้ช่วยให้นิติบุคคลตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าประกาศแสดงข้อมูลครบถ้วนหรือไม่ และช่วยให้ทีมงานคนอื่นเข้าใจข้อมูลตรงกันเมื่อมีการติดตามประกาศรายการเดิม

เช็กลิสต์ก่อนประกาศ

• เลือกภาษาที่ใช้ในการประกาศถูกต้อง
• หัวข้อประกาศอ่านแล้วเข้าใจทันทีว่าแจ้งเรื่องอะไร
• รายละเอียดประกาศบอกวันที่ เวลา สถานที่ หรือข้อมูลสำคัญครบถ้วน
• ตรวจตัวอย่างบนมือถือแล้วว่าแสดงผลเรียบร้อย
• เลือกภาพหัวประกาศที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา
• เลือกประเภทประกาศเหมาะสม เช่น สำคัญ หรือ ทั่วไป
• แนบไฟล์ที่จำเป็นครบถ้วน และไม่เกินเงื่อนไขที่ระบบกำหนด
• ตรวจข้อมูลอีกครั้งก่อนกด ประกาศเลย

มีคำถามเกี่ยวกับการใช้งานเมนูประกาศเพิ่มเติม ทักหานิติบุคคลของโครงการ หรือติดต่อทีมงาน The Living OS (LOS) ได้เลยครับ

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร: 02-481-5234
Line: @thelivingos
Email: info@thelivingos.com