คู่มือการใช้งานเมนูแจ้งค่าใช้จ่ายบนนิติเว็บ (Urbanice Niti Website)

วัตถุประสงค์ของคู่มือ

คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้งาน (เจ้าหน้าที่/ผู้ดูแลนิติบุคคล) เข้าใจวิธีการใช้งานเมนู "แจ้งค่าใช้จ่าย" บนระบบ Urbanice Niti ได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยอ้างอิงจากภาพหน้าจอจริงของระบบ
ผู้ใช้งานจะสามารถเรียนรู้เรื่องใดได้บ้างจากคู่มือนี้
•     วิธีดูและค้นหารายการแจ้งค่าใช้จ่าย
•     วิธีสร้างการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายใหม่ และยกเลิกการแจ้งเตือน
•     วิธีดูและพิมพ์หลักฐานการชำระเงินเป็น PDF
•     วิธีดูรายละเอียดหลักฐานการชำระ และแนบใบเสร็จ
•     วิธีตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี ช่องทางชำระเงิน และเบอร์ติดต่อเรื่องบัญชี
•     แนวทางแก้ไขปัญหาเบื้องต้น และช่องทางติดต่อผู้ดูแลระบบ
เหมาะสำหรับผู้ใช้งานกลุ่มใด
คู่มือนี้เหมาะสำหรับเจ้าหน้าที่นิติบุคคลหรือผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายและตรวจสอบหลักฐานการชำระเงินของผู้อยู่อาศัยในโครงการ

ภาพรวมโครงสร้างเมนูแจ้งค่าใช้จ่าย

เมนู "แจ้งค่าใช้จ่าย" เข้าถึงได้จากแถบเมนูด้านซ้ายของเว็บไซต์ระบบ Urbanice Niti โดยแบ่งออกเป็น 3 แท็บหลัก
•     แท็บ "รายการแจ้งค่าใช้จ่าย" — ดูและจัดการรายการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายทั้งหมด
•     แท็บ "หลักฐานการชำระ" — ดู ค้นหา และพิมพ์หลักฐานการชำระเงินของผู้อยู่อาศัย
•     แท็บ "ตั้งค่า" — ตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี ช่องทางชำระเงิน และเบอร์ติดต่อเรื่องบัญชี

เมนู "รายการแจ้งค่าใช้จ่าย"

1. ภาพรวมหน้ารายการแจ้งค่าใช้จ่าย

หน้านี้แสดงรายการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นตาราง พร้อมช่องค้นหาด้านบน

คอลัมน์	รายละเอียด
รายการ	ชื่อใบแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย สามารถเรียงลำดับและค้นหาได้
วันที่สร้าง / วันที่แจ้ง	วันที่และเวลาที่สร้างรายการ และวันที่ส่งแจ้งเตือนจริง สามารถเรียงลำดับได้
สถานะ	แสดงสถานะของรายการ เช่น "แจ้งแล้ว" (สีเขียว) หรือ "ยกเลิกแล้ว" (สีแดง) มีไอคอนตัวกรองกำกับ
จำนวนยูนิต	จำนวนยูนิต/บ้านเลขที่ที่ได้รับการแจ้งเตือน พร้อมตัวเลขในวงเล็บ (เช่น จำนวนที่ใช้งานจริง)
ยอดรวม	ยอดเงินรวมทั้งหมดของรายการแจ้งเตือนนั้น

2. การค้นหา ล้าง และรีเฟรชรายการ

1.   พิมพ์บ้านเลขที่ที่ต้องการค้นหาในช่อง "ค้นหาการแจ้งฯ รายบ้านเลขที่" (เช่น 1/1, A101) แล้วคลิกปุ่ม "ค้นหา"
2.   คลิกปุ่ม "ล้างการค้นหา" เพื่อล้างคำค้นหาและแสดงรายการทั้งหมดอีกครั้ง
3.   คลิกปุ่ม "รีเฟรช" เพื่อดึงข้อมูลรายการแจ้งค่าใช้จ่ายล่าสุดจากระบบ

3. การสร้างการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายใหม่

1.   คลิกปุ่ม "+ สร้างการแจ้งเตือนฯใหม่" ที่มุมขวาบนของหน้ารายการ ระบบจะเปิดหน้า "สร้างการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย"
2.   ในหัวข้อ "1. ระบุรายละเอียดการแจ้งเตือนฯ" กรอก "ชื่อใบแจ้งเตือนฯ" (เช่น "ค่าน้ำ ม.ค. 69") และเลือก "วันครบกำหนด" ทั้งสองช่องนี้จำเป็นต้องกรอก
3.   พิมพ์ "ข้อความเพิ่มเติม" ที่ต้องการแนบท้ายข้อความแจ้งเตือน (จำกัดไม่เกิน 150 ตัวอักษร)
4.   [โปรดตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติม] ขั้นตอนการระบุจำนวนยูนิตและยอดเงิน รวมถึงการนำเข้าไฟล์ Excel ตามที่ระบุในคำอธิบายหัวข้อ "ระบุข้อมูล, นำเข้าไฟล์ Excel และเลือกบันทึก draft หรือแจ้งทันที" เนื่องจากภาพหน้าจอที่ได้รับยังไม่แสดงส่วนนี้อย่างครบถ้วน
5.   ตรวจสอบตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนที่จะแสดงในแอปลูกบ้านได้ที่กล่อง "ข้อความแจ้งเตือน (สร้างอัตโนมัติ)" หรือคลิกปุ่ม "ดูตัวอย่าง" เพื่อดูตัวอย่างแบบเต็ม
6.   ตรวจสอบข้อมูลในหัวข้อ "สรุปข้อมูล" ก่อนบันทึก
7.   คลิกปุ่ม "บันทึก draft" เพื่อบันทึกร่างไว้ก่อน หรือคลิกปุ่ม "แจ้งทันที" เพื่อส่งแจ้งเตือนทันที

4. การดูรายละเอียดการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย

1.   จากหน้ารายการแจ้งค่าใช้จ่าย คลิกที่รายการที่ต้องการดูรายละเอียด
2.   ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียด ประกอบด้วยชื่อรายการ หมายเลข ID สถานะ และสรุปข้อมูล 3 ส่วน คือ "จำนวนยูนิต" "ยอดรวม" และ "กำหนดชำระ"
3.   ดูข้อมูลการแจ้งค่าใช้จ่ายและตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนที่ส่งจริงได้ในหน้านี้

5. การยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย

1.   จากหน้ารายละเอียดการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย คลิกปุ่ม "ยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย" (ปุ่มสีแดง มุมขวาบน)
2.   ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน "ยืนยันการยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย" พร้อมข้อความเตือนว่าอาจมีผู้ชำระเงินเข้ามาแล้ว ให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งก่อนดำเนินการ
3.   คลิกปุ่ม "ยืนยันการยกเลิก" (สีแดง) เพื่อยืนยันการยกเลิก หรือคลิกปุ่ม "ยกเลิก" เพื่อปิดหน้าต่างโดยไม่ยกเลิกรายการ
4.   เมื่อยกเลิกสำเร็จ สถานะของรายการจะเปลี่ยนเป็น "ยกเลิกแล้ว" ในหน้ารายการแจ้งค่าใช้จ่าย

เมนู "หลักฐานการชำระ"

1. ภาพรวมหน้าหลักฐานการชำระ

หน้านี้แสดงรายการหลักฐานการชำระเงิน (สลิปโอนเงิน) ที่ผู้อยู่อาศัยแนบเข้ามาในระบบ เป็นตาราง พร้อมช่องค้นหาและตัวกรอง

คอลัมน์	รายละเอียด
ช่องทำเครื่องหมาย (checkbox)	เลือกรายการหนึ่งหรือหลายรายการ เพื่อนำไปพิมพ์หลักฐานการชำระพร้อมกัน
วันที่เข้าระบบ	วันที่และเวลาที่หลักฐานการชำระถูกแนบเข้าระบบ สามารถเรียงลำดับได้
รายการแจ้งชำระ	ชื่อใบแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง สามารถค้นหาได้ รายการที่ถูกยกเลิกจะมีคำนำหน้า "[ยกเลิก]" สีแดง
ยอดที่ชำระ	จำนวนเงินที่ชำระตามหลักฐานที่แนบ สามารถเรียงลำดับได้
บ้านเลขที่	บ้านเลขที่ของผู้แนบหลักฐาน สามารถเรียงลำดับได้
ชื่อผู้แนบ	ชื่อผู้ที่แนบหลักฐานการชำระ สามารถค้นหาได้
สถานะการพิมพ์หลักฐาน	แสดงสถานะ เช่น "ยังไม่พิมพ์" มีไอคอนตัวกรองกำกับ

2. การค้นหาและกรองรายการหลักฐานการชำระ

1.   เลือก "ประเภทการค้นหา" จากเมนูแบบเลื่อนลง (ตัวอย่างในภาพคือ "ยังไม่พิมพ์ทั้งหมด")
2.   คลิกปุ่ม "ค้นหา" เพื่อกรองรายการตามเงื่อนไขที่เลือก
3.   คลิกปุ่ม "เคลียร์การค้นหา" เพื่อล้างเงื่อนไขการค้นหาทั้งหมด

3. การพิมพ์หลักฐานการชำระเป็น PDF

1.   ทำเครื่องหมายในช่อง checkbox ของรายการหลักฐานการชำระที่ต้องการพิมพ์ (เลือกได้มากกว่า 1 รายการ)
2.   คลิกปุ่ม "พิมพ์ (จำนวนที่เลือก)" ที่มุมขวาบนของตาราง
3.   ในหน้าต่าง "พิมพ์หลักฐานชำระเงิน..." เลือกตัวเลือกการสร้าง PDF ระหว่าง "ดาวน์โหลดเป็นไฟล์" (บันทึก PDF ลงเครื่อง) หรือ "เปิดเป็น Tab ใหม่" (เปิด PDF ในหน้าต่างใหม่)
4.   คลิกปุ่ม "พิมพ์หลักฐานชำระเงิน (PDF)" เพื่อสร้างไฟล์ตามตัวเลือกที่กำหนด หรือคลิก "ยกเลิก" เพื่อปิดหน้าต่างนี้

4. การดูรายละเอียดหลักฐานการชำระ และแนบใบเสร็จ

1.   คลิกที่แถวของหลักฐานการชำระที่ต้องการดูรายละเอียด ระบบจะเปิดหน้าต่างแสดงรายละเอียด
2.   ด้านซ้ายของหน้าต่างจะแสดงภาพสลิปโอนเงินที่แนบเข้ามา พร้อมรายละเอียดธุรกรรม เช่น รหัสอ้างอิง จาก/ไปยัง และจำนวนเงิน
3.   ด้านขวาแสดงข้อมูลสรุป ได้แก่ บ้านเลขที่ เจ้าของกรรมสิทธิ์ รายการ แนบโดย ยอดชำระ วันที่แนบ และรายละเอียดเพิ่มเติม
4.   ในส่วน "ใบเสร็จ" หากยังไม่มีใบเสร็จที่แนบโดยนิติฯ ระบบจะแสดงข้อความ "ยังไม่มีใบเสร็จที่แนบโดยนิติฯ"
5.   คลิกปุ่ม "อัปโหลด" ในส่วน "แนบใบเสร็จ" เพื่อแนบไฟล์ใบเสร็จ โดยรองรับเฉพาะไฟล์รูป JPEG, PNG ขนาดไม่เกิน 6 MB หรือไฟล์ PDF ขนาดไม่เกิน 6 MB
6.   ขั้นตอนหลังจากอัปโหลดใบเสร็จสำเร็จ

เมนู "ตั้งค่า"

1. ลงทะเบียนสำหรับผู้มีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบัญชี

ส่วนนี้ใช้ตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์สำหรับยืนยันตัวตนก่อนเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลบัญชีธนาคารของนิติบุคคล เพื่อความปลอดภัย โดยสามารถเพิ่มได้สูงสุด 3 รายการ
1.   ตรวจสอบรายชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ที่ลงทะเบียนไว้ในตาราง พร้อมสถานะ "ยืนยันแล้ว"
2.   คลิกไอคอนถังขยะในคอลัมน์ "การจัดการ" เพื่อลบหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ต้องการออกจากรายการ
3.  ขั้นตอนการเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ใหม่

2. ช่องทางชำระเงินปัจจุบัน

ส่วนนี้แสดงบัญชีธนาคาร/ช่องทางชำระเงินที่ตั้งค่าไว้สำหรับรับชำระเงินจากผู้อยู่อาศัย สามารถเพิ่มได้ 1 รายการ
1.   ตรวจสอบข้อมูลบัญชีในตาราง ได้แก่ รูปโลโก้ QR Code ชื่อบัญชี ประเภทช่องทางชำระเงิน และรายละเอียดบัญชี (ธนาคาร เลขบัญชี สาขา SWIFT CODE)
2.   คลิกไอคอนถังขยะในคอลัมน์ "การจัดการ" เพื่อลบช่องทางชำระเงินนี้ออก
3.   ขั้นตอนการเพิ่มช่องทางชำระเงินใหม่

3. เบอร์โทรศัพท์สำหรับลูกบ้านติดต่อเรื่องบัญชี

ส่วนนี้ใช้ตั้งค่าเบอร์โทรศัพท์ที่จะแสดงในแอปของลูกบ้าน สำหรับให้ผู้อยู่อาศัยติดต่อสอบถามเรื่องบัญชี สามารถเพิ่มได้ 1 รายการ
1.   ตรวจสอบหมายเลขโทรศัพท์ที่ตั้งค่าไว้ พร้อมลักษณะการใช้งาน และสถานะ (เช่น "เปิดใช้งาน")
2.   คลิกปุ่ม "แก้ไข" ในคอลัมน์ "การจัดการ" เพื่อเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์
3.   คลิกลิงก์ "ดูตัวอย่าง" เพื่อดูตัวอย่างการแสดงผลเบอร์โทรศัพท์นี้ในแอปลูกบ้าน

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขเบื้องต้น

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ	วิธีแก้ไข
ค้นหารายการแจ้งค่าใช้จ่ายไม่พบ	ตรวจสอบว่าพิมพ์บ้านเลขที่ถูกต้องตามรูปแบบ (เช่น 1/1, A101)	คลิกปุ่ม "ล้างการค้นหา" แล้วลองค้นหาใหม่ หรือคลิก "รีเฟรช" เพื่อดึงข้อมูลล่าสุด
ยอดรวมและจำนวนยูนิตแสดงเป็น 0 ในหน้าสร้างการแจ้งเตือนฯ	ตรวจสอบว่าได้ระบุข้อมูลยูนิตและยอดเงินครบถ้วนแล้วหรือยัง (เช่น นำเข้าไฟล์ Excel)	[โปรดตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติม] แนะนำให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม
ยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายไม่ได้	ตรวจสอบว่ามีผู้ชำระเงินเข้ามาแล้วหรือไม่ ตามข้อความเตือนในหน้าต่างยืนยัน	ตรวจสอบหลักฐานการชำระที่เกี่ยวข้องในแท็บ "หลักฐานการชำระ" ก่อนยืนยันการยกเลิก
พิมพ์หลักฐานการชำระ (PDF) ไม่ได้	ตรวจสอบว่าได้ทำเครื่องหมายเลือกรายการในตารางแล้วหรือยัง	เลือกอย่างน้อย 1 รายการ แล้วลองกดปุ่ม "พิมพ์" อีกครั้ง
อัปโหลดใบเสร็จไม่สำเร็จ	ตรวจสอบประเภทไฟล์ (เฉพาะ JPEG, PNG หรือ PDF) และขนาดไฟล์ต้องไม่เกิน 6 MB	เปลี่ยนไฟล์ให้ตรงตามเงื่อนไข แล้วลองอัปโหลดใหม่อีกครั้ง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

คำถาม: เมนูแจ้งค่าใช้จ่ายใช้ทำอะไรได้บ้าง?
คำตอบ: ใช้สร้างและจัดการรายการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายไปยังผู้อยู่อาศัย ตรวจสอบและพิมพ์หลักฐานการชำระเงิน รวมถึงตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชีและช่องทางชำระเงิน

คำถาม: "บันทึก draft" กับ "แจ้งทันที" ต่างกันอย่างไร?
คำตอบ: "บันทึก draft" คือการบันทึกร่างการแจ้งเตือนไว้ก่อนโดยยังไม่ส่งถึงผู้อยู่อาศัย ส่วน "แจ้งทันที" คือการส่งแจ้งเตือนไปยังผู้อยู่อาศัยทันที

คำถาม: ยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่ายแล้ว สามารถกู้คืนได้หรือไม่?
คำตอบ: ไม่สามารถยืนยันได้จากภาพหน้าจอที่ได้รับ แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนยืนยันการยกเลิกทุกครั้ง ตามข้อความเตือนในระบบ

คำถาม: สามารถเพิ่มช่องทางชำระเงินได้กี่บัญชี?
คำตอบ: ตามที่แสดงในหน้าตั้งค่า สามารถเพิ่มช่องทางชำระเงินได้ 1 รายการ

คำถาม: ไฟล์ใบเสร็จที่แนบได้ต้องมีขนาดและประเภทใดบ้าง?
คำตอบ: รองรับเฉพาะไฟล์รูป JPEG หรือ PNG ขนาดไม่เกิน 6 MB หรือไฟล์ PDF ขนาดไม่เกิน 6 MB

สรุปขั้นตอนการใช้งาน

1. เข้าเมนู "แจ้งค่าใช้จ่าย" จากแถบเมนูด้านซ้ายของเว็บไซต์
2.ในแท็บ "รายการแจ้งค่าใช้จ่าย" ค้นหาหรือดูรายการที่มีอยู่ หรือคลิก "+ สร้างการแจ้งเตือนฯใหม่" เพื่อสร้างรายการใหม่
3. กรอกรายละเอียดการแจ้งเตือน ตรวจสอบตัวอย่างข้อความ แล้วเลือก "บันทึก draft" หรือ "แจ้งทันที"
4. หากต้องการยกเลิกรายการ ให้เปิดรายละเอียดแล้วคลิก "ยกเลิกการแจ้งเตือนค่าใช้จ่าย" พร้อมยืนยันอีกครั้ง
5. สลับไปแท็บ "หลักฐานการชำระ" เพื่อตรวจสอบหลักฐานที่ผู้อยู่อาศัยแนบเข้ามา และแนบใบเสร็จหากจำเป็น
6. เลือกรายการที่ต้องการแล้วคลิก "พิมพ์" เพื่อสร้างไฟล์ PDF หลักฐานการชำระ
7. สลับไปแท็บ "ตั้งค่า" เพื่อจัดการเบอร์โทรศัพท์ผู้มีอำนาจ ช่องทางชำระเงิน และเบอร์ติดต่อเรื่องบัญชีสำหรับลูกบ้าน

ติดต่อผู้ดูแลระบบ

หากพบปัญหาในการใช้งานเมนูแจ้งค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง สามารถติดต่อผู้ดูแลระบบผ่านช่องทางดังต่อไปนี้ [แจ้งปัญหาใช้งานเว็บไซต์]

ภายในระบบยังมีเมนู "ขอความช่วยเหลือ" และ "คู่มือการใช้งาน" อยู่ที่แถบเมนูด้านซ้าย ซึ่งผู้ใช้งานสามารถคลิกเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้โดยตรง